Quel outil pour la gestion d’une activité de formation ?

    15 novembre 2022

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      Julie KUNZLI
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      Julie KUNZLI
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      Les professionnels de la formation le savent : la montée en compétence constitue le cœur battant de toute entreprise. Avec la généralisation de cette prise de conscience, de plus en plus de structures dédiées à la formation voient le jour. En d’autres termes, la concurrence s’accentue. Toutefois, les formateurs indépendants et les organismes de formation ne disposent pas de temps supplémentaire. Bien souvent, le marketing, le référencement et l’administratif prennent le pas sur le cœur de métier. Ainsi, il leur appartient de trouver des solutions pour gagner du temps. Le conseil de la GanapaTeam ? Investissez dans le Ganapilot, un outil pour la gestion d’une activité de formation. De la sorte, vous pourrez vous focaliser sur l’essentiel. Installez-vous confortablement, avec une infusion fumante. Car, oui, Ganapati vous embarque dans les tréfonds de la gestion de la formation professionnelle !

      Comment assurer une bonne gestion de son offre de formation ?

      La création de l’offre de formation

      Quelle que soit la nature de votre entreprise, la création de l’offre demeure au centre de toute activité indépendante. En effet, cette dernière constitue le socle de la rentabilité de l’entreprise. Sans offre, l’argent ne rentre pas dans les caisses ! Néanmoins, comme vous l’imaginez sans doute, la construction d’une offre solide et cohérente requiert une belle dose de travail.

      Sur le marché de la formation professionnelle, il n’est pas rare d’observer des offres bancales ou, encore, leur inexistence. Les formateurs indépendants, tout comme les organismes de formation, sont concernés. C’est pourquoi il devient impératif de concevoir une offre commerciale en béton armé ! Pour ce faire, veillez à garder en tête ces trois impératifs :

      • répondez à un besoin ;
      • trouvez un élément de différenciation ;
      • apprenez à connaître votre cible.

      Avec Ganapilot, plus besoin de se triturer les méninges ! En quelques étapes, vous construirez une offre de formation sérieuse, attractive et en parfaite adéquation avec les exigences de la marque Qualiopi.

      La conversion clients

      Pour vendre plus de formations, il n’y a guère de secret. En effet, vous avez à la fois besoin de temps et d’un budget conséquent. À l’ère du web marketing, tout se passe sur la Toile. Pour convertir de nouveaux prospects, vous devez être visible. Et la visibilité, ça se paye !

      • Vous souhaitez gérer l’intégralité de votre activité de formation ? Dans ce cas, il vous incombe de vous former au référencement naturel, également appelé SEO.
      • Vous souhaitez déléguer cette partie de votre business ? Deux solutions s’offrent à vous : embaucher un salarié ou faire appel à un prestataire. Dans les deux cas, cela requiert. un certain investissement financier. Autre possibilité, vous pouvez vous équiper d’un outil pour la gestion d’une activité de formation comme Ganapilot. Notre équipe se charge du référencement de votre offre sur notre marketplace !

      L’optimisation de l’expérience client

      N’ayons pas peur des mots. Aujourd’hui, peu de spécialistes de la formation portent un réel intérêt à l’expérience client. Pourtant, il s’agit d’un pan essentiel de toute activité professionnelle ! En effet, celle-ci détermine la conversion de vos leads et de vos prospects, mais également leur fidélisation.

      En quelques mots, l’expérience client désigne les émotions et les sentiments que votre client ressent lorsqu’il interagit avec votre entreprise. Votre mission, si vous l’acceptez, est de procéder à son amélioration en continu. Bien entendu, il s’agit d’une démarche qui se réalise sur le long terme. Pour ce faire, placez le client au cœur de vos réflexions et de vos projets d’entreprise. Par ailleurs, l’optimisation de l’expérience client passe notamment par :

      • l’obtention de la certification qualité
      • le bénéfice du portage Qualiopi.

      Vous ne souhaitez pas être labellisé Qualiopi ? Néanmoins, les avantages d’une telle certification vous intéressent ? Alors, il est grand temps de découvrir GanaQuali, la solution de portage Qualiopi créée par des pros pour des pros !

      Quid de la gestion de l’activité de formation ?

      Les documents obligatoires en matière d’actions de formation

      Vous le savez, la charge administrative ne faiblit pas dans le secteur de la formation professionnelle ! Lors de chaque action de formation, le formateur est confronté à un travail titanesque. En effet, ce dernier doit éditer et transmettre tous les documents obligatoires aux stagiaires. Certains d’entre eux feront l’objet d’un envoi aux financeurs. Une tâche chronophage, qui encombre l’emploi du temps déjà serré des formateurs !

      Dressons un petit récapitulatif des documents nécessaires :

      • la convention de formation ;
      • le devis ;
      • le contrat de sous-traitance (si sous-traitance il y a !) ;
      • le programme de formation ;
      • les attestations de présence ;
      • l’attestation de fin de formation :
      • les attestations de compétences ;
      • les feuilles d’émargement destinées aux formations en présentiel ;
      • le protocole individuel de formation.

      Disons-le grossièrement, cela fait un paquet de documents !

      La diminution de la charge administrative grâce au Ganapilot

      Pour vous simplifier la tâche, l’équipe de Ganapati a misé sur l’automatisation et la digitalisation. Pourquoi cela constitue-t-il un précieux gain de temps ainsi qu’une économie financière ?

      • L’envoi automatisé des documents aux apprenants. Une fois votre session de formation établie, vous pouvez avoir l’esprit tranquille. Notre outil procède à l’envoi des différents documents par mail.
      • L’envoi automatisé des documents aux entreprises. Le même principe s’applique aux entreprises ! À cela s’ajoute la marche à suivre pour réaliser une demande de financement auprès de l’OPCO compétent.
      • La visualisation des documents avant l’envoi. Vous souhaitez vérifier une information ? Pas de problème. Depuis votre tableau de bord, vous avez accès à l’intégralité des documents.
      • Un emploi du temps numérique. La gestion de votre temps constitue l’une de vos priorités ? Alors, vous serez ravi d’apprendre que Ganapati a mis en place un calendrier dédié à vos sessions de formation.
      • La synchronisation et l’automatisation des dossiers de formation CPF. Comme vous vous en doutez, c’est du temps de gagné !

      Ganapilot divise votre charge administrative par deux ! Alors, n’attendez pas un instant de plus, contactez la Ganapateam !

      Quelles sont les obligations administratives des organismes de formation ?

      Le bilan pédagogique et financier

      On ne peut pas le nier, les obligations du formateur indépendant sont nombreuses. Malheureusement, ce constat vaut également pour les organismes de formation. Le tant redouté bilan pédagogique et financier, connu dans la pratique sous le nom de BPF, fait partie des formalités annuelles que vous devez réaliser.

      Bonne nouvelle ! Le Ganapilot facilite la réalisation de votre BPF. Chaque année, vous recevrez un rappel pour éviter tout oubli. Le petit plus ? En quelques clics, votre déclaration sera remplie et exportée. Qui dit mieux ?

      La facturation et le recouvrement

      Place à l’intervention de nos équipes Back Office ! Celles-ci sont chargées de l’ensemble de la facturation et du recouvrement. Mais que font-elles exactement pour vous ?

      • La validation des preuves du service fait. Suite à l’édition de la déclaration de fin de formation, vous avez la charge de déposer les preuves du service fait. Notre équipe assure leur contrôle. Une fois cette vérification effectuée, un mail de validation vous est envoyé. Ainsi, nous déclenchons le processus de facturation. Vous pouvez suivre les étapes de paiement directement depuis votre tableau de bord Ganapati !
      • L’automatisation des factures. Vos factures sont générées et envoyées automatiquement à vos clients ainsi qu’aux organismes financeurs.
      • Le recouvrement des impayés. Nous nous chargeons des relances à faire parvenir aux clients et aux différents financeurs. Finis les soucis !

      Comment choisir un outil pour la gestion d’une activité de formation ?

      Dans le cadre de la gestion d’une activité de formation, l’important est d’avoir à sa disposition un outil tout-en-un. Utiliser une multitude de logiciels et d’applications, c’est terminé ! Chez Ganapati, nous demeurons à l’écoute de nos formateurs. C’est pourquoi Ganapilot a été spécialement conçu pour pallier cette nécessité.

      De même, optez pour un service, non un simple produit. Un problème technique avec Ganapilot ? Besoin d’un conseil concernant votre offre de formation ? Eh bien, sachez que vous n’êtes pas seul : notre hotline se tient à votre entière disposition.

      Enfin, l’ergonomie de l’outil contribue également à vous faire gagner du temps. Si sa prise en main s’avère trop difficile, renoncez. Eh oui ! Les outils pour la gestion d’une activité de formation sont censés vous simplifier la vie, non la compliquer.

       

      Oui, le Ganapilot vous réserve encore bien d’autres surprises ! Par ailleurs, nous avons le plaisir de vous dévoiler quelques fonctionnalités supplémentaires en avant-première. Depuis votre tableau de bord, vous êtes autonome et pouvez gérer le suivi pédagogique de vos stagiaires. Le bonus by Ganapati : nous nous chargeons des relations avec les financeurs et récoltons les avis certifiés de vos apprenants en fin de formation ! Alors, prêt à souscrire au meilleur outil pour la gestion d’une activité de formation sur le marché ?

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