Les obligations du formateur indépendant en 6 points clés

    5 janvier 2022

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      Il faut l’avouer : le secteur de la formation professionnelle est empreint d’une certaine complexité. En effet, œuvrer dans ce domaine requiert une grande rigueur. Eh oui ! Le formateur ne fait pas tout ce qu’il souhaite. Mais quels sont ses devoirs ? Aujourd'hui, les obligations légales auxquelles il demeure soumis continuent d’interroger. C’est pourquoi, avant de concevoir son offre de formation, connaître le cadre légal de la profession apparaît comme essentiel. Quelles sanctions sont appliquées en cas de non-respect des dispositions réglementaires ? Dans cet article, Ganapati décrypte les obligations du formateur indépendant !

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      #1 La création d’entreprise

      Vous souhaitez dispenser des formations ? Seulement, vous ne désirez plus avoir un statut de salarié ? Pour exercer en tant qu’indépendant, vous devez créer votre propre entreprise. En effet, vous ne pouvez pas exercer une activité de formateur freelance sans avoir opté pour l’un des statuts juridiques compatibles avec ce métier :

      • une entreprise individuelle (EI, EIRL) ;
      • une société unipersonnelle (EURL, SASU) ;
      • le portage salarial.

      Sélectionner son statut, c’est avant tout faire le point sur sa situation et ses ambitions personnelles et professionnelles.

       Si votre objectif est une évolution rapide de votre chiffre d’affaires (CA) annuel, devenir formateur indépendant sous le régime de la micro-entreprise (rappelons que la micro-entreprise est un régime particulier d’entreprise individuelle) peut vous poser problème. En effet, le CA est plafonné. Votre chiffre d'affaires global ne doit pas dépasser 72 600 € maximum pour les prestations de services. De même, si votre activité engendre de nombreux frais professionnels, mieux vaut vous tourner vers une forme sociétaire.

      Créer une société telle qu’une SASU a un coût. Généralement, le prix d’une constitution de société oscille entre 1 000 € et 1 500 €. Mieux vaut le savoir avant de se lancer. De plus, vous avez l’obligation de tenir une comptabilité. Toutefois, votre CA n’est soumis à aucun plafonnement.

      Attention, l’absence de structure juridique est considérée comme une infraction de travail dissimulé.

      Enfin, le portage salarial est la solution à mi-chemin entre le statut d’entrepreneur et celui de salarié. Vous disposez de la liberté d’action du formateur indépendant, mais également de la sécurité conférée par le statut social du salarié (chômage, retraite, fiches de paie, avantages des entreprises, etc.). Dans le cas du portage salarial, vous n’avez pas besoin de créer votre société : vous êtes salarié de la société de portage.

       

       

      #2 La déclaration d’activité

      Vous exercez une activité de freelance dans le secteur de la formation professionnelle ? Dans ce cas, vous devez connaître la législation applicable aux formateurs indépendants !

      Le public concerné

      Dans la majorité des situations, la déclaration d’activité fait partie des obligations réglementaires. Vous êtes concerné par la réalisation de cette formalité si vous effectuez des :

      • actions de formation ;
      • bilans de compétences ;
      • actions qui ont pour objectif de valider les acquis issus de l’expérience ;
      • actions de formation par l’apprentissage.

      Que vous exerciez ces compétences à titre principal ou accessoire, vous demeurez soumis à l’obligation de dépôt de la déclaration d’activité.

      Quid de la sous-traitance ? La déclaration d’activité d’un prestataire de formation, même s’il sous-traite avec un ou plusieurs organismes, est une formalité obligatoire.

      Dépôt de la déclaration d’activité

      Vous vous demandez quand et comment déposer votre déclaration d’activité de formateur indépendant ? Cela tombe bien : nous y venons !

      À compter de la conclusion de votre 1er contrat de formation, vous disposez d’un délai de 3 mois pour déposer votre déclaration :

      Bien sûr, vous devrez annexer ou télécharger les pièces justificatives demandées, parmi lesquelles :

      • un extrait Kbis de moins de 3 mois ou, en son absence, le certificat de situation au répertoire Sirene délivré par l’INSEE ;
      • la première convention (ou contrat) de formation professionnelle, ou le bon de commande/facture relative à la première prestation de formation, ou le contrat d’apprentissage signé par les deux parties ;
      • un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) ;
      • les statuts de la société (actions de formation par apprentissage hors centres de formation réservés aux apprentis d’entreprise) ;
      • la liste des formateurs ainsi que leurs titres et qualités qui se rapportent au domaine de la formation (diplômes, CV, etc.) ;
      • les modalités de la formation (programme de formation, moyens techniques et humains).

      Une fois le dossier envoyé, vous devrez faire preuve de patience. Dans un délai de 30 jours, vous obtiendrez votre numéro de déclaration d’activité (NDA). Ce dernier revêt une importance capitale : il devra apparaître sur tous les documents commerciaux relatifs à votre activité de formation, exception faite de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle.

      L’administration peut, toutefois, interrompre la procédure afin d’obtenir des informations complémentaires. À compter de la réception de sa requête, vous disposerez d’un délai de 15 jours pour les transmettre. Dans le cas d’une demande d’informations complémentaire, le délai d’obtention du NDA commence à courir à partir du moment où votre dossier sera réputé complet. En cas de rejet de votre déclaration d’activité, l’administration vous indiquera les moyens et les délais de recours.

       

       

      #3 Le bilan pédagogique et financier

      Eh oui ! Les obligations du formateur indépendant sont nombreuses. Avez-vous déjà entendu parler du bilan pédagogique et financier (BPF) ? Là encore, il vous faut être prudent : il s’agit d’une formalité très importante, essentielle si vous souhaitez conserver votre NDA.

      Chaque année, avant le 30 avril, vous devez réaliser un état des lieux des actions de formation réalisées au cours du dernier exercice comptable. C’est ce que l’on appelle le bilan pédagogique et financier. Ce dernier doit être réalisé et transmis à la DREETS, conformément aux prescriptions de l’article 6352-11 du code du travail.

      Le contenu du BPF est, de plus, prévu par le législateur. Ainsi, selon l’article R6352-22 du code du travail, ce dernier doit contenir :

       

      • les activités de formation réalisées au cours de l’exercice ;
      • le nombre de stagiaires et apprentis formés ;
      • le nombre d’heures de formation suivies par les apprenants ;
      • le nombre d’heures de formation dispensées ;
      • les informations comptables relatives aux prestations réalisées ;
      • la répartition des fonds reçus et le montant des factures afférentes.
      •  

      Le BPF doit être transmis au service de contrôle régional de la DREETS. À ce titre, vous avez le choix entre effectuer une télédéclaration ou transmettre votre BPF par courrier au service régional de contrôle.

      Vous vous demandez quelles sont les conséquences du défaut de production du BPF ? En la matière, Ganapati vous recommande la plus grande prudence :

      • L’absence de transmission du BPF rend votre NDA caduc. Autrement dit, vous ne pouvez plus mener d’actions de formation. Dans cette hypothèse, vous devez réaliser une nouvelle déclaration d’activité afin d’être à nouveau autorisé à exercer.
      • L’article L6355-15 du code du travail prévoit une sanction de 4 500 € d’amende en cas de non transmission du BFP.
      • Une éventuelle interdiction temporaire ou définitive d’exercer peut également être prononcée.

      Ganapati propose, à ses formateurs partenaires, une extraction de leurs données de formation sur leur espace de la plateforme. De la sorte, ils peuvent remplir leur BPF en toute sérénité.

      Guide du formateur 2022

       

      #4 Les documents requis et les obligations du formateur indépendant vis-à-vis des stagiaires

      En tant que formateur agréé, vous êtes soumis à diverses obligations, notamment envers vos apprenants. Lesquelles ? Ganapati vous explique tout !

      En début de formation

      Devenir formateur freelance nécessite de respecter les obligations réglementaires inhérentes à la profession. Face à ces formalités, vous devez vous montrer extrêmement rigoureux.

      Dans un premier temps, vous devez signer une convention de formation (ou un contrat de formation si votre client est une personne morale) avec votre client. Si le coût final de la formation est supérieur à 1 500 €, vous avez la charge de réaliser un devis. Dans tous les cas, Ganapati vous recommande d’y recourir. Un devis signé de la main de votre client pose le cadre de la prestation à venir.

      De plus, avant le début de la formation, vos stagiaires doivent avoir à leur disposition les documents suivants :

      • le ou les objectifs poursuivis par la formation ;
      • le contenu de la formation (ou programme de formation) ;
      • le planning ;
      • le titre et/ou les qualités de formateur (à partir du 1er janvier 2022, les formateurs indépendants ont l’obligation d’être certifiés Qualiopi si les actions prodiguées font l’objet de financement de fonds publics ou mutualisés.).

      Pensez également à indiquer à vos stagiaires les modalités d’évaluation et de sanction.

      En cours de formation

      Pendant la session, pas de repos pour le formateur indépendant ! Ce dernier doit s’assurer de la bonne transmission aux stagiaires de la feuille d’émargement. Les apprenants doivent la dater et la signer après chaque demi-journée de formation réalisée. Qu’il s’agisse d’une formation suivie en présentiel ou à distance, ce document s’avère obligatoire. Il permet notamment de contrôler l’assiduité des apprenants. En revanche, il existe des spécificités propres aux formations en distanciel. Découvrez notre article sur les preuves du service fait en formation professionnelle !

      ⚠️ Les preuves du services fait sont une obligation qui incombe au formateur et qu'il est le seul à pouvoir produire et fournir.

      Enfin, vient l’évaluation des acquis. Elle peut se dérouler sous différentes formes, comme la réalisation d’un QCM ou d’un cas pratique.

      En fin de formation

      Votre session de formation touche à sa fin ? Cela ne signifie pas pour autant que votre travail est terminé ! Au contraire, il vous reste encore quelques documents à transmettre à vos stagiaires :

      • l’attestation de fin de formation ;
      • le certificat de réalisation ;
      • la facture ;
      • l’enquête de satisfaction (nécessaire pour la démarche qualité Qualiopi).

      Enfin, vous devez éditer les attestations de présence de vos stagiaires. Celles-ci sont demandées, à titre de pièce justificative, par les organismes financeurs tels que Pôle Emploi.

      La solution Ganapati 

      L’expérience digitale qu’offre Ganapati simplifie le quotidien de ses formateurs. Les documents légaux sont générés automatiquement et transmis dès que vous créez votre session de formation. 

      Ainsi, le dossier du stagiaire est entièrement digitalisé et constitué. Le formateur est guidé pas à pas sur son tableau de bord. Désormais, vous pouvez vous concentrer entièrement sur la pédagogie : Ganapati se charge de l’administratif !

       

      #5 La communication et la publicité de l’offre de formation

      En tant qu’indépendant de la formation professionnelle, vous effectuez votre propre publicité, que ce soit sur les moteurs de recherches, à la radio ou sur un catalogue… Seulement, connaissez-vous la réglementation applicable en la matière ? Comme dit en introduction, on ne fait pas ce que l’on veut en matière de formation professionnelle. Eh oui ! Il y a des règles de droit à respecter, mais également des sanctions applicables en cas d’irrespect.

      Ainsi, la législation en vigueur vous impose de respecter :

      • Les dispositions générales du code de la consommation.
      • L’article L6352-13 du code du travail. Votre publicité ne doit pas inclure de mention de nature à induire en erreur sur le contenu de la formation proposée, ses modalités de financement ou encore, ses sanctions. L’irrespect de cette disposition légale est un délit, sanctionné d’une peine d’un an d’emprisonnement et de 4 500 € d’amende. À titre accessoire, une interdiction d’exercer temporaire ou définitive peut être prononcée.

      Par ailleurs, vous devez tenir vos conditions générales de vente (CGV) à disposition des personnes qui en font la demande. De même, vous avez le droit de pratiquer des tarifs différenciés selon le public accueilli, sous réserve de justifier que votre choix est fondé sur des causes objectives.

       

      Désormais, les obligations du formateur indépendant n’ont plus de secret pour vous ! Vous vous en êtes rendu compte : la charge administrative, issue de l’activité de formation, est très lourde. Heureusement, Ganapati est là pour vous épauler. Nous nous chargeons de la rédaction de votre première convention, de la mise en forme du programme pour votre déclaration d’activité et du protocole individuel de formation. Aussi, vous ne perdrez plus de temps ! Ganapati, votre tiers de confiance, s’occupe également de la communication de votre offre sur le portail et du portage Qualiopi.

       

       

       

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