Comment organiser ma semaine de travail ?

    février, 16 2021

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    La gestion du temps avec la matrice Eisenhower

    Maintenant que vous connaissez les lois de gestions du temps, si nous passions à la méthode concrète qui va nous permettre de programmer notre semaine de travail : 

     

    Etape 1 : Lister les tâches que vous avez à accomplir 

     

    Lister toutes vos tâches, même si vous avez l'impression que ce n'est pas important, car toutes ces tâches et micro tâches vous pollue et augmente votre charge mentale.

    N'essayez pas de trier entre le professionnel et le personnel, mettez tout: autant le dîner entre amis que votre journée d'animation ou vos factures à faire. 

    Une fois chaque tâche inscrite sur cette liste, ressentez comme vous vous sentez libéré d’un poids. Vous savez maintenant que vous ne pouvez plus rien oublier, car tout est soigneusement consigné.

     

    Etape 2 : la priorisation de ces tâches 

     

    A présent que les tâches sont listées, encore faut il savoir ce qui doit être traité en priorité.Et oui, tout ne doit pas être traité en urgence en agitant les bras et en criant tellement on de choses à a faire. C'est malheureusement ce qui peut arriver quand on est submerger de tâches, on en a fait la liste et là on constate avec effroi, qu'on va devoir réaliser en 1 journée, le travail de 5 jours : c'est la panique! Certains vont alors choisir de se mettre en mode guerrier "les warriors" de la check-list  et d'autres vont aller à la piscine en remettant tout au lendemain : "champion de la procrastination" . On vous rassure, là encore, lorsque trop c'est trop, l'humain a tendance à paniquer et adopter 2 types de comportement "combattre ou fuir".

    Pourtant, il existe bien une 3ème voies possibles lorsqu'on est pas en mode panique : se poser un temps en début de journée ou semaine et prioriser ce que vous avez à faire avant de passer à la programmation. Mais quel outils peut aider ??

     

    La matrice d’Eisenhower est peut être la solution pour vous !

    Il s'agit d'un outil d'analyse et de gestion du temps qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance

    Cette matrice a été créée par le général Eisenhower lorsqu'il était à la tête de l’opération Overlord lors du débarquement  en Normandie (6 juin 1944.)

    « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

    Eisenhower (1890-1969) président des USA 1953-1961)

     

     

    • Importance : forte (Oui) / faible (Non) → liaison avec vos objectifs stratégiques (ex. : animer une formation de 5 jours dans 24h00)
    • Urgence : forte (Oui) / faible (Non) →  nécessité d’agir rapidement (ex. : payer ses impôts avant la date-butoir)

     

    👉 Quadrant 1: Urgent et  Important : Activité décisive
    Action immédiate : à assurer par soi-même 

     

    👉 Quadrant 2 : Non urgent et  Important :  Objectif important

    Activités “d’anticipation” 

     

    👉 Quadrant 3 : Urgent mais Non Important : Interruption

    A déléguer rapidement 

     

    👉 Quadrant 4 : Pas urgent et Pas important : Distraction
    A mettre en attente, supprimer ou à programmer sans que cela excède 5% de votre journée : on a aussi le droit de se détendre un peu !!

     

    👉 En Bref :

    Il faut prioriser les tâches IMPORTANTES en les planifiant et ainsi éviter au maximum qu’elles ne deviennent URGENTES.

    Il faut savoir dire NON avec diplomatie quand c’est nécessaire.

     

     

    Le guide complet pour se lancer en tant que formateur

     

     

    Etape 3 : il est maintenant temps de programmer et planifier les taches que vous avez à effectuer 

     

    Pour ce faire, il ,existe énormément d'outils pour vous permettre de programmer vos tâches et de les planifier dans le temps. Le diagramme de Gant est un outil tout comme le rétro planning. Vous avez également des outils de planification comme ASANA , MONDAY, .. certains sont payants.

    Cela peut aussi être un agenda comme celui de Google par exemple.

    Et pour ceux qui le préfère, la bonne vieille méthode du planning papier ou de l'agenda papier !

    Le tout c'est de se garder du temps pour soi et de le noter afin de ne pas se faire déborder par le côté professionnel.

     

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