Déléguer la gestion administrative de sa formation

    11 janvier 2022

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      Être formateur indépendant n’est pas de tout repos ! En effet, vous êtes soumis à de nombreuses obligations légales qu’il vous faut impérativement respecter. Le milieu de la formation professionnelle continue d’attirer. Toutefois, il est difficile de conserver son indépendance de formateur freelance tant la charge administrative s’avère lourde. Eh oui ! On ne peut pas être sur tous les fronts ! En tant qu’entrepreneur, vous serez amené à effectuer des choix stratégiques pour le bien de votre activité professionnelle. Déléguer la gestion administrative de sa formation devient alors une évidence. Ganapati, partenaire des formateurs indépendants, vous explique tout.

      Les obligations administratives du formateur

      Pour vivre de votre activité, rien de tel que d’exercer son activité dans les règles ! On ne peut pas le nier : les obligations légales du formateur indépendant sont nombreuses. À ce titre, vous devez établir les documents légaux propres à l’action de formation. De plus, lors de chaque session, vous avez la charge de les transmettre à vos apprenants, à l’entreprise et/ou à l’organisme financeur.

      Aujourd’hui, Ganapati fait le point sur les principaux documents administratifs que vous devez éditer.

      Les documents à éditer avant le début de la formation

      • La convention de formation. Il s’agit de la convention de formation conclue entre le dispensateur de formation et un financeur selon les dispositions de l’article L6353-1 du code du travail. Si votre client est une personne morale, vous devez recourir à une convention de formation pour encadrer la relation contractuelle.
      • Le contrat de formation. Celui-ci poursuit le même objectif que la convention de formation. Toutefois, il s’emploie dans les cas où votre client est un particulier et qu’il règle l’intégralité de la prestation à ses frais.
      • Le programme de formation. Ce dernier s’avère très utile pour rassurer les différents acteurs de la formation professionnelle. En effet, vous devez y regrouper les moyens techniques, pédagogiques et humains employés durant l’action de formation.
      • Le règlement intérieur de la formation. Dans le cas d’une formation en présentiel, vous pouvez le laisser à la libre consultation des stagiaires. Bien sûr, vous pouvez également le transmettre en amont, par mail.
      • Le protocole individuel de formation (PIF). Le PIF est un contrat conclu entre le formateur indépendant et le stagiaire. Il détaille les modalités pédagogiques de la formation. En d’autres termes, il permet de sécuriser le stagiaire qui saura exactement ce que contient la formation. Sous l’empire des anciennes lois relatives à la formation professionnelle, l’édition de ce document était requise. Néanmoins, depuis la loi du 4 mars 2014, il a perdu son caractère obligatoire. Cela dit, ce n'est pas un document désuet pour autant ! En effet, de nombreux financeurs (OPCO, Pôle Emploi, etc.) en font régulièrement la demande. Sa réalisation est donc préconisée, qu’il s’agisse d’une formation délivrée en présentiel ou d’une formation ouverte à distance (FOAD).
      • Le certificat de réalisation. Inscrit à l'article R6332-26 du code du travail, ce document prouve la présence et l’assiduité du stagiaire. Néanmoins, certains financeurs imposent toujours la transmission de la feuille d’émargement. Lorsqu’elle fait l’objet d’un financement, c’est l’envoi du certificat de réalisation et de la facture afférente qui débloquent le paiement de la formation.
      • Les preuves de la réalisation du service. Celles-ci doivent être transmises au financeur afin de s’assurer que les stagiaires ont bien respecté les conditions de formation. Toutefois, selon qu’il s’agisse d’une action de formation classique ou en distanciel, les preuves varient. Vous souhaitez en apprendre davantage à ce propos ? Découvrez les preuves du service fait en formation professionnelle !
      • L’attestation de compétences. Ce document permet de mettre en évidence les compétences acquises par vos formés au cours de la session. Vous pouvez y ajouter les résultats des évaluations réalisées. D’ailleurs, cette démarche est obligatoire dans le cadre de la certification qualité Qualiopi.

      Les documents à éditer en cours et/ou au terme de la formation

       

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      La certification qualité « Qualiopi »

      Vous le savez sans doute : depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour les formateurs qui souhaitent obtenir des fonds publics ou mutualisés. Par exemple, si votre futur stagiaire souhaite mobiliser son CPF pour suivre votre formation, vous devez être certifié Qualiopi.

      Quid du processus de certification Qualiopi ? Eh bien, sachez qu’il faut y consacrer du temps. En effet, vous devez effectuer un certain nombre de démarches. Oui, encore de l’administratif !

      Avant d’être certifié Qualiopi, plusieurs étapes se succèdent :

      • L’analyse de votre demande. Tout d’abord, vous devez faire une demande de certification auprès d’un organisme certificateur agréé.
      • La formalisation de l’engagement. Une fois le contrat conclu, vous voilà au démarrage du périple Qualiopi !
      • La revue de la demande. Sous réserve de la transmission de pièces justificatives, le certificateur se réserve le droit d’entreprendre ou non la certification.
      • L’audit initial. Ce dernier est réalisé sur le fondement de critères prescrits à l’article R6316-1 du code de travail. La durée de l’audit dépend du CA de l’organisme de formation (OF) ou du formateur indépendant, des catégories d’actions réalisées (actions de formation, VAE, apprentissage). En cas de non-conformités importantes, Qualiopi peut vous être refusée jusqu’à ce que vous mettiez en place les mesures correctives prescrites. Si l’audit s’achève sur un avis favorable, vous obtenez Qualiopi pour un délai de 3 ans.
      • L'audit de surveillance. À compter de la date d’obtention de Qualiopi, un second audit s’effectue entre le 14e et le 22e mois. Celui-ci permet de s’assurer que votre formation respecte et demeure conforme aux prescriptions du référentiel national qualité.
      • L'audit de renouvellement. Enfin, si vous souhaitez conserver votre certification, il est nécessaire d’en demander le renouvellement 18 mois après votre obtention.

      Précisons-le : Qualiopi engendre une charge administrative conséquente. Pour le formateur indépendant, il s’agit d’une démarche qui requiert de nombreuses heures de travail supplémentaires. En outre, l’entrepreneur freelance ne dispose pas forcément de fonds aussi importants que ceux d’un OF. Ainsi, le formateur indépendant doit anticiper une telle démarche et y allouer un budget. Car, oui, contrairement au Datadock, la certification Qualiopi est payante !

       

      Guide du formateur 2022

       

      Ganapati, la solution des formateurs indépendants

      Devenez partenaire de la Ganapateam !

      Déléguer la gestion administrative de sa formation, c’est bien. Mais dénicher un interlocuteur de confiance, c’est mieux. C’est là qu’intervient Ganapati, la solution innovante des formateurs indépendants !

      Mais Ganapati, c’est quoi exactement ?

      • Bénéficiez d’un service sans engagement ni abonnement. Ganapati est un service qui vous permet d’accéder à un portail entièrement digitalisé ! Le but ? Que vous puissiez travailler en toute autonomie !
      • Vendez et créez vos formations. Vous avez 10, 20 formations à votre actif ? Aucun problème ! Avec Ganapati, vous pouvez vendre autant de formations que vous le souhaitez sur notre portail : votre offre de formation sera visible sur notre catalogue en ligne !
      • Profitez de notre accompagnement. La GanapaTeam se tient à votre écoute. Nous mettons régulièrement à jour notre blog afin que vous puissiez disposer des dernières informations mises à jour !
      • Sécurisez vos paiements. Avec Ganapati, votre tiers de confiance, tout se passe comme sur des roulettes !

      Déléguez votre gestion administrative à Ganapati !

      Envie de devenir partenaire de la GanapaTeam ? Cela tombe bien : nous adorons aller à la rencontre de nouveaux talents ! De plus, votre charge de travail en sera allégée. Ganapati prend en charge le volet administratif de votre activité de formation :

      • Le portage Qualiopi. Plus besoin d’être certifié Qualiopi, avec Ganapati ! Vous bénéficiez de notre certification, ce qui vous donne accès aux marchés de la formation. Eh oui ! Vous avez l’assurance que vos formations seront éligibles auprès des organismes financeurs, tels que les OPCO, Pôle Emploi, ou encore, Mon Compte Formation. Cela vous épargne de devoir réaliser maintes démarches personnelles !
      • Nos partenaires financeurs. OPCO, CPF, Pôle Emploi, les FAF...
      • Nos certificateurs professionnels. PIPLET, ICDL, DIGITT, TOSA… Bien d’autres suivront !  Les certifications professionnelles sont une clé obligatoire pour accéder au CPF.
      • Mon Compte Formation. Nous recourons à l’examen de l’éligibilité de vos formations au CPF et nous intégrons votre offre sur le catalogue de Mon Compte Formation.
      • Les documents légaux inhérents à l’action de formation. Besoin de gagner du temps ? Ganapati vous comprend et a à cœur d’alléger votre charge de travail. C’est pourquoi, sur notre plateforme, vous avez la possibilité de générer automatiquement tous les documents légaux nécessaires à vos sessions de formation. Finies les longues soirées à crouler sous la paperasse !

      Déléguer la gestion administrative de sa formation, ça fait du bien ! Seul, le formateur indépendant ne peut pas mener toutes les batailles. En effet, le milieu de la formation professionnelle est réputé pour sa réglementation complexe et son lourd pan administratif. Pour continuer de vous épanouir dans votre activité, entourez-vous de partenaires de confiance et déléguez. Prêt à passer le cap ? Choisissez la fiabilité, l’innovation et le savoir-faire avec Ganapati.

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